Fleksible arbejdspladser kan være en praktisk løsning, når medarbejderne arbejder hybridt, og ikke alle er på kontoret samtidig. Men hot desking eller free seating fungerer ikke godt, bare fordi der står et ledigt skrivebord. Arbejdspladsen skal kunne tilpasses hurtigt til den næste person. Det kræver især et let indstilleligt bord, en justerbar kontorstol, en fleksibelt placeret skærm, ensartet teknik og klare regler for brugen af de fælles pladser.
Hot desking og free seating bruges om arbejdsformer, hvor medarbejderne ikke har et fast personligt skrivebord. I stedet vælger eller booker de en ledig arbejdsplads, når de er på kontoret. Flere medarbejdere bruger altså de samme skriveborde, men på forskellige tidspunkter.
Nogle virksomheder lader medarbejderne vælge frit mellem de ledige pladser. Andre bruger et bookingsystem eller fordeler arbejdspladserne i bestemte teamområder. Fælles for modellerne er, at den enkelte arbejdsstation skal fungere for flere forskellige mennesker.
Det er derfor mere præcist at betragte hot desking som et samlet arbejdspladskoncept end som en metode til blot at reducere antallet af skriveborde.
Begreberne overlapper, men betyder ikke helt det samme. Ved hot desking eller free seating er det centrale, at medarbejderne ikke har faste skriveborde.
En aktivitetsbaseret arbejdsplads går et skridt videre. Her er kontoret typisk opdelt i forskellige områder efter arbejdsopgaven, for eksempel pladser til koncentration, samarbejde, telefonsamtaler og møder. Desk sharing indgår ofte som en del af konceptet.
Arbejdsmiljø København beskriver tilsvarende aktivitetsbaserede kontormiljøer som arbejdspladser uden faste pladser, hvor clean desk, bærbare computere, dockingstationer, opbevaring og let indstillelige kontorstole er vigtige elementer.
Forskningen viser samtidig, at aktivitetsbaserede kontorer ikke er en universel løsning. En meta-analyse fra 2026 fandt blandt andet mere fysisk aktivitet og mere kontakt mellem kolleger, men også højere jobkrav, mens resultaterne for eksempelvis privatliv og autonomi fortsat er usikre. Kontorets indretning og den konkrete implementering har derfor stor betydning.
Et ledigt skrivebord er ikke nødvendigvis en velfungerende arbejdsplads. Hvis medarbejderne hver morgen skal lede efter den rigtige adapter, flytte kabler eller bruge tid på at forstå en ny stol, bliver fleksibiliteten hurtigt en ulempe.
Ved planlægning af fleksible arbejdspladser er især disse punkter relevante:
Ved en fast arbejdsplads bruger den samme person ofte bord, stol og skærm hver dag. Når udstyret først er indstillet, ændres det måske kun lidt.
Ved free seating kan en ny person overtage pladsen næste dag. Kropshøjde, siddestilling og præferencer kan være helt anderledes, og derfor skal arbejdsstationen kunne justeres igen.
Det betyder ikke, at der findes én perfekt eller "korrekt" arbejdsstilling, som alle bør kopiere. Arbejdstilsynet lægger vægt på, at skærmarbejde skal kunne udføres med hensigtsmæssige arbejdsstillinger og bevægelser, og at belastningen reduceres gennem variation og pauser fra fastlåste stillinger.
På en delt arbejdsplads er målet derfor ikke at finde én standardindstilling til alle. Målet er at vælge udstyr, som den enkelte hurtigt kan tilpasse og variere i løbet af arbejdsdagen.
Når forskellige personer bruger det samme skrivebord, er en fast bordhøjde et naturligt kompromis. Et elektrisk hæve-sænkebord kan i stedet indstilles til den aktuelle bruger og gør det samtidig muligt at skifte mellem siddende og stående arbejde.
Ved hot desking er især højdeintervallet og en enkel betjening relevante. Jo større forskel der er mellem brugerne af samme arbejdsstation, desto vigtigere bliver muligheden for at justere bordet både lavt og højt.
Et hæve-sænkebord er ikke i sig selv nok til at skabe en ergonomisk arbejdsplads. Stol, skærm og arbejdsrutiner spiller også en rolle. En netværksmeta-analyse af 23 randomiserede kontorstudier fandt, at sit-stand-arbejdsstationer kunne reducere den arbejdstid, der blev tilbragt siddende, sammenlignet med almindelige skriveborde. Forskerne vurderede samtidig den samlede evidens som lav, og kombinationer af arbejdsstationer og andre indsatser gav bedre resultater end udstyret alene.
Hvis flere medarbejdere skal dele de samme borde, er det nyttigt at sammenligne modellerne ud fra, hvor stort et justeringsområde arbejdspladsen kræver. Liftor Rise og Liftor Expert adskiller sig blandt andet på højdeinterval, bæreevne og antal motorer.
| Model | Justerbar højde | Maks. bæreevne | Motorer | Hukommelse | Luftkvalitetssensor |
|---|---|---|---|---|---|
| Liftor Rise | 72–120 cm | 100 kg | 1 | 3 positioner, LED-display | Nej |
| Liftor Expert | 61–126 cm | 150 kg | 2 | 3 positioner, OLED-display | Ja |
Rise kan være tilstrækkelig til mange almindelige kontorarbejdspladser. Expert giver et større højdeinterval og dermed mere spillerum, hvis den samme arbejdsstation skal kunne tilpasses medarbejdere med meget forskellige behov.
Ved mange brugere er hukommelsesfunktioner ikke nødvendigvis en personlig profil. Tre faste positioner bliver hurtigt optaget. Det kan derfor være mere praktisk, at medarbejderen kender sine egne foretrukne bordhøjder og indstiller dem direkte.
Et højdejusterbart skrivebord løser kun én del af opgaven. En ergonomisk kontorstol på en delt arbejdsplads bør også kunne indstilles hurtigt. Sædehøjde og ryglæn er centrale, og afhængigt af stolen kan blandt andet armlæn, sædedybde og lændestøtte justeres.
Begynd med stolen. Fødderne skal have stabil støtte, og skuldrene skal kunne være afslappede. Derefter justeres bordet, så armene kan arbejde uden unødvendig spænding. Det vigtige er ikke at fastholde den samme position hele dagen, men at have mulighed for at variere.
Skærmen skal også kunne tilpasses. En justerbar skærmholder gør det lettere at ændre højde, afstand og vinkel, når en ny medarbejder overtager pladsen. Samtidig frigøres der plads på bordpladen.
Godt hot desking handler lige så meget om organisering som om møbler. En undersøgelse af aktivitetsbaserede kontorer fandt en negativ sammenhæng mellem den tid, medarbejderne brugte på at lede efter en arbejdsplads, og deres selvvurderede produktivitet og trivsel. Det taler for at gøre selve skiftet mellem pladser så enkelt som muligt.
Et bookingsystem kan være relevant, hvis mange medarbejdere skal bruge et begrænset antal pladser, eller hvis bestemte arbejdsstationer har særligt udstyr. Andre kontorer kan fungere med free seating uden reservation. Det vigtigste er, at systemet er let at forstå og passer til den måde, kontoret faktisk bruges på.
Clean desk gør samtidig pladsen klar til den næste bruger. Det fungerer bedst sammen med en løsning til personlige ejendele, for eksempel skabe eller anden fælles opbevaring.
Teknikken bør være så ensartet som muligt. Hvis én plads har en anden dockingløsning, stiktype eller kabelplacering end den næste, skal medarbejderen bruge tid på at orientere sig igen ved hvert skift.
Arbejdsfladen skal passe til det arbejde, der udføres. Skærme, bærbar computer, tastatur og andre arbejdsredskaber kræver plads, og bordets størrelse bør samtidig passe til kontorets indretning og gangarealer.
Hvis standardmål ikke passer til rummet, kan bordplader i specialmål være relevante, eksempelvis ved søjler, smalle områder eller særlige krav til arbejdsstationernes placering.
Det er også værd at planlægge det, der normalt først bliver synligt, når arbejdspladsen tages i brug: strømforsyning, kabler, pc-holder, skuffer og opbevaring. I Liftors udvalg af tilbehør til skrivebordet findes blandt andet løsninger til skærme, pc'er, kabelføring og opbevaring.
I åbne kontorområder kan støj og manglende afskærmning desuden blive en udfordring. Her kan kontorets zonering kombineres med eksempelvis lydabsorberende bordskærme, hvor det passer til indretningen.
En fleksibel arbejdsplads bør kunne indstilles uden en manual. En fast rækkefølge gør det lettere at komme i gang:
Hot desking kan give mening på arbejdspladser, hvor hybridarbejde betyder, at en del af medarbejderne regelmæssigt arbejder andre steder. Kontoret kan så planlægges efter den faktiske brug, og aktivitetsbaseret indretning kan give medarbejderne mulighed for at vælge et område efter den aktuelle arbejdsopgave.
Det er dog vigtigt ikke at antage, at et aktivitetsbaseret kontor automatisk giver højere produktivitet eller bedre trivsel. En systematisk forskningsoversigt over aktivitetsbaserede arbejdspladser viser, at resultaterne varierer på tværs af blandt andet arbejdsprocesser, medarbejderoplevelser og det fysiske arbejdsmiljø. Effekten afhænger derfor i høj grad af indretningen og den måde, konceptet implementeres på.
| Mulig fordel | Typisk udfordring |
|---|---|
| Arbejdspladser kan tilpasses hybrid tilstedeværelse | Medarbejdere kan bruge tid på at lede efter en egnet plads |
| Mulighed for forskellige zoner efter arbejdsopgaven | Støj og manglende privatliv kan gøre bestemte pladser mindre attraktive |
| Flere medarbejdere kan bruge det samme udstyr på forskellige tidspunkter | Uens arbejdsstationer kan skabe konkurrence om de foretrukne pladser |
| Arbejdspladsen kan understøtte variation mellem siddende og stående arbejde | Dårligt indstilleligt udstyr gør hvert pladsskift mere besværligt |
Et casestudie af aktivitetsbaserede fleksible kontorer viser, at medarbejdere kan foretrække bestemte arbejdspladser og undgå andre, hvis de opleves som mindre egnede til deres behov. Det understreger værdien af så vidt muligt ligeværdige og ensartet udstyrede arbejdsstationer.
Hvis én plads har en god skærmholder, en let indstillelig stol og enkel tilslutning, mens nabopladsen har løse kabler og en helt anden opsætning, bliver nogle skriveborde hurtigt mere attraktive end andre.
Hvis nogle arbejdsstationer fungerer mærkbart bedre end andre, kan der opstå konkurrence om de foretrukne pladser. Det er endnu en grund til, at arbejdsstationer med samme formål bør have en så ensartet kvalitet og betjening som muligt.
Standardisering betyder ikke, at alle dele af kontoret skal være ens. Tværtimod kan forskellige zoner have forskellige funktioner. Men arbejdsstationer med samme formål bør være genkendelige og fungere efter de samme principper.
Fleksible arbejdspladser er mest oplagte, når tilstedeværelsen på kontoret faktisk varierer, og når virksomheden har et klart billede af, hvilke typer arbejde medarbejderne udfører på kontoret.
Det er mindre hensigtsmæssigt blot at fjerne faste skriveborde og lade resten være uændret. Antal arbejdspladser, møderum, stillezoner, opbevaring, teknik og ergonomi bør planlægges som én samlet løsning.
For medarbejderen skal processen i sidste ende være enkel: finde eller booke en egnet plads, indstille den, tilslutte computeren og begynde at arbejde.
Hæve-sænkeborde, bordplader, kontorstole, skærmholdere og kabelstyring fungerer bedst, når de planlægges som en samlet arbejdsstation. Har I spørgsmål til sammensætningen af flere arbejdspladser, kan I kontakte Liftor og beskrive jeres behov, antal arbejdspladser og ønskede indretning.
Hot desking betyder, at medarbejderne ikke har et fast personligt skrivebord. De bruger i stedet en ledig eller på forhånd booket arbejdsplads, når de er på kontoret. Modellen bruges ofte sammen med hybridarbejde.
Begreberne bruges ofte om meget lignende arbejdsformer uden faste skriveborde. Free seating lægger typisk vægt på, at medarbejderen frit vælger mellem ledige pladser, mens hot desking også kan organiseres med booking eller bestemte teamområder.
Hot desking handler primært om delte skriveborde. Aktivitetsbaseret indretning er et bredere koncept, hvor arbejdspladsen opdeles i forskellige zoner til eksempelvis koncentration, samarbejde, telefonsamtaler og møder. Hot desking kan være en del af et aktivitetsbaseret kontor.
Ergonomi handler om at tilpasse arbejde, arbejdsudstyr og omgivelser til mennesker. Ved en kontorarbejdsplads betyder det blandt andet, at stol, bord, skærm og arbejdsrutiner skal gøre det muligt at arbejde i hensigtsmæssige og varierede stillinger.
Der findes ikke én siddestilling, som alle bør holde hele dagen. En god arbejdsplads giver mulighed for at sidde med støtte og afslappede skuldre, men også for at ændre stilling regelmæssigt. Variation og pauser fra fastlåste arbejdsstillinger er centrale ved længerevarende skærmarbejde.
Et hæve-sænkebord er ikke den eneste forudsætning for en god delt arbejdsplads, men det gør det væsentligt lettere at tilpasse bordhøjden til forskellige brugere. Stol og skærm skal samtidig kunne justeres, og arbejdspladsen skal fungere teknisk.
En velfungerende fleksibel arbejdsstation har typisk et let indstilleligt bord og en justerbar stol, en skærm der kan positioneres efter brugeren, lettilgængelige forbindelser til strøm og computer samt organiseret kabelføring. Afhængigt af kontoret kan der også være behov for dockingstation, opbevaring, skærmafskærmning og booking.
